[Кейс по фасилитации] Карты стратегических проектов

Делимся с вами кейсом, который был впервые опубликован в «Сборнике кейсов о фасилитации» Ассоциации российских фасилитаторов и представлен на 8-й конференции российских фасилитаторов в апреле 2017г. Кейс основан на методе "Графический шаблон".

КАРТЫ СТРАТЕГИЧЕСКИХ ПРОЕКТОВ

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЕССИИ
1. провести знакомство участников со стратегическими проектами, 2. обсудить их с командой топ-менеджеров и ключевых руководителей (55 человек) в рамках Стратегической сессии. Количество проектов – 10 шт., степень проработанности – разная: от только что образовавшихся до уже работающих; направленность проектов – достижение стратегических целей 2019. 3. изменить привычный формат Стратегической сессии, состоящий из большого количества презентации; сделать более интерактивный процесс, позволяющий каждому участнику внести свой вклад.

ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
1. участники помогут «лидерам проектов» провести детальную «проработку» стратегического проекта со всех сторон, а также прописать что в проекте будет реализовано в ближайший год 2. все участники сессии познакомятся со всеми стратегическими проектами и, что важно, не формально, а на уровне хорошего понимания.

СЛОЖНОСТИ В ПРОВЕДЕНИИ СЕССИИ
1. Проработка проекта в смешанных командах, когда не все участники в курсе темы – это вызывало некоторое сопротивление.
2. Много команд для галереи проектов, много информации при знакомстве с 10-ю проектами. Было важно в середине галереи проектов сделать перерыв на кофе-брейк.
3. Важно было уйти от стандартных презентаций по проектам, к интерактивному формату, где участники были активно вовлечены на всех этапах работы, и полученный результат превзошел все ожидания.

ЭТАПЫ СЕССИИ

Этап 1. Создание «Карты проекта»
Цель этапа: познакомиться со стратегическим проектом, понять суть, проработать детали и создать визуальную карту проекта, заполнив шаблон.
Процесс: команды встречаются с лидерами проектов и заполняют шаблон «Карту проекта». Идеи фиксируют на модерационных картах и вклеивают в шаблон проекта. Дополнительные возможности: использовать экспертов – вице-президентов компании. По каждому проекту работает своя смешенная команда. Шаблон «Карта проекта» включает: цели проекта, показатели успешности проектов, целина 2017 год, этапы проекта – результаты поквартально в 2017году, что надо проработать, эффекты от проекта (что будет, если он реализуется; что будет, если он не реализуется…), наличие ресурсов и их необходимость и др. Шаблон разработан Михаилом Россиусом (Консалтинговая компания «Имидж персонал» и представлен на фото.
Длительность этапа: 60 минут



Этап 2. Галерея проектов
Цель этапа: познакомиться с результатами работы команд, со всеми Картами проектов и выявить возможные риски.
Процесс: передвижение команд от Карты проекта к Карте проекта по часовой стрелке. Участники команд самостоятельно знакомятся с проектом, обсуждая между собой, и задают уточняющие вопросы лидерам проектов, которые остаются у своих шаблонов. Задача руководителя проекта ответить на вопросы по проекту. Важно, чтобы не было презентации лидера, а именно участники читали и обсуждали. Как результат работы, команды должны внести в папку проекта (в системе STORMZ) – риски проекта через ipad.
Длительность этапа: 120 минут, с учетом перерыва в середине (примерно 10 минут на проект).

Этап 3. Минимизация рисков
Цель этапа: Выработать мероприятия, минимизирующие риски по проектам.
Процесс: работа в группах
1. Знакомство со списком рисков, выявленных группами на предыдущем этапе, группирование и анализ рисков. Выделение ключевых рисков по проекту (3-5шт.). Сессия STORMZ.
2. Обсуждение минимизации рисков проекта и создание списка необходимых действий по минимизации каждого ключевого риска.
Длительность этапа: 40 минут.



Этап 4. Итоговое обсуждение
Цель этапа: подвести итог работе по стратегическим проектам.
Процесс: «свободный микрофон» – участники добровольно вызываются и высказывают свое мнение на тему: Как шла работа? Какие получили результаты? Что нового узнал, открыл?



Что было важно для участников (из обратной связи): смогли познакомиться со всеми стратегическими проектами, лидеры детально проработали свои проекты, понимаем значение проектов и приоритеты в этом году, глубокая проработка проектов, понятна взаимосвязь проектов между собой, есть готовность реализовывать.