Ваш первый контакт с группой

Что вы чувствуете, когда вы думаете о группе людей, с которыми вы никогда не встречались, но с которыми вам нужно провести 4 часа-1 день - 2 дня, выстроить с ним дружелюбную безопасную атмосферу, разговорить их, провести по процессу, получить результат? Когда вы начинаете о них думать? Насколько ваши представления о них отличаются от того, что оказалось в реальности?

Далеко не все Заказчики допускают вас к своим сотрудникам - участникам будущей сессии. Часто эта группа людей для фасилитатора "белое пятно". Мы это принимаем как данность, как ограничение, как факт.
Но что, если Заказчик разрешает вам идти к участникам и/или предлагает вам ... "написать им письмо с заданием подготовиться к сессии". Ого!
Что бы вы написали в таком письме?

Итак, первое впечатление можно произвести только однажды, и на этот раз это будет ваше электронное письмо.
Если честно, лично меня не смущает уже никак общение в виртуальном пространстве с незнакомыми мне людьми. Большое количество писем в почте, e-mail рассылки, соцсети и прочее.
Но тем не менее, здесь нужно, действительно НУЖНО, подготовить почту для очной встречи.

До того, как написать письмо, остановитесь и обдумайте действительно ли необходимо, чтобы участники готовились к сессии. Нельзя ли отказаться от домашнего задания?
Уверяю, что те, кто сделает домашнее задание, будут с нетерпением ждать, когда же их внеурочная работа пригодится. А если вдруг они почувствуют, что зря напрягались, то у вас в группе окажется сразу несколько "сложных" участников.

Мое письмо обычно состоит из следующих блоков:
1. Разумеется, сначала о себе 2-3 предложения. Я не ставлю себе целью кого-то сильно удивить, поэтому не перечисляю все возможные и невозможные регалии. Описываю только важные моменты для участников. Свой опыт проведения сессий, что я умею и почему я хочу и могу провести эту сессию;
2. Если я знаю ответ, то описываю, почему именно я;
3. Описываю основную цель встречи и вопросы, которые нам нужно будет вместе обсудить;
4. Обязательно рассказываю о формате встречи и методах, но без жаргонизмов и терминов, которые могут быть не понятны и вызывать раздражение вместо уважения;
5. Я обязательно пишу, что я обещаю от себя группе и что ожидаю от них, почему важно соблюдать правила.
6. Само домашнее задание с пояснениями, для чего его нужно сделать, что произойдет если не сделать. Домашнее задание не должно быть скучным и рутинным.
Здесь важно задать участникам интересный вопрос о том, что мы ищем. К примеру: вы знаете, что будущее уже с нами. Оглянитесь вокруг и найдите признаки будущего. Где они прячутся, как выглядят и как будут выглядеть, когда вырастут?
Если вы не хотите отвечать на множество уточняющих вопросов о домашнем задании, то а) не усложняйте б) четко опишите ожидаемый результат (сколько нужно, что нужно, в каком виде нужно) и если уместно приведите пример с) установите сроки или режим выполнения домашнего задания.
7. Поблагодарите за ранее начало совместной работы над важным для всех вопросом.
8. Подарите что-нибудь интересное по теме. Видеоролик, инфографику, чек лист и т.п.

Уже на самой сессии вы действительно должны придерживаться тех правил, которые описали в электронном письме.
И разумеется, результаты домашней работы, которую проделали участники до встречи, должны быть на 100% использованы в сессии.