Как подготовить и провести конференцию онлайн

Как подготовить и провести конференцию онлайн

Как подготовить и провести конференцию онлайн

По мотивам экспресс- мозгового штурма на платформе STORMZ.me

С КАКИМИ ТРУДНОСТЯМИ СТАЛКИВАЮТСЯ ОРГАНИЗАТОРЫ ОНЛАЙН-КОНФЕРЕНЦИЙ НА ЭТАПЕ ПОДГОТОВКИ?



ПЛАТФОРМА

  • Выбор площадки для трансляции
  • Техническое владение выбранной платформой
  • Возможности работы с группами внутри одной платформы, чтобы не скакать с одного решения на другое
  • Выбор сервисной поддержки 24/7
  • Запасной вариант трансляции рассчитать на кол-во участников

ПРОБЛЕМЫ ОНЛАЙНА

  • пропадает восприятие живого участия
  • как ощущения передать в офлайне?
  • боязнь людей онлайн
zoom_1__29.04.png

ВРЕМЯ ОНЛАЙН КОНФЕРЕНЦИИ

  • нужно готовить на более короткий срок (в оффлайн 8 час, а онлайн меньше)
  • пересмотр тайминга конференции с учетом он-лайн формата; сложность расчёта времени
  • как в меньший объем времени поместить тот же контент, хотя процесс медленнее в онлайн
  • сценарий - короткими блоками

ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

  • неустойчивый интернет
  • выбор достаточного мощного канала интернет связи у ведущих
  • как подключить синхронный перевод?
  • как включить музыку?
  • как выложить записи докладов в удобной форме, с закладками?
  • как включить модератора в малые группы заранее?
  • как делить на группы?
  • как никого не потерять в процессе распределения по комнатам.
  • взаимодействия со службами безопасности.

ЗАКАЗЧИК

  • точность запроса заказчика и его видение спикеров, контента, формата.

СБОР УЧАСТНИКОВ

  • если конференция платная – как собрать участников
  • сложно предусмотреть процент пришедших от зарегистрированных участников

УЧАСТНИКИ

  • разные техническая оснащенность участников
  • трудно собрать потребности аудитории

ИНФОРМАЦИЯ, КОММУНИКАЦИЯ

  • информационный обмен: единое информационное поле организаторов и спикеров на этапе организации
  • выбор приложения для организации чата участников и их удобной коммуникации
  • навигация участников по сервисам и залам
  • работа с аудиторией на этапах до-во время-после
  • выбор и инструктаж операторов, осуществляющих техподдержку участников

ПРОГРАММА

  • формирование программы онлайн-конференции
  • формулирование интересной для ЦА темы и подачи, чтобы люди заинтересовались и пришли

КОНТЕНТ

  • быстрая смена повестки, устаревание / смена актуальности
  • качество презентации и визуализации
  • подготовка презентаций и их дизайн в новом формате

ИНТЕРАКТИВ

  • как организовать интерактив с участниками
  • как удерживать участников и поддерживать динамику
  • как видеть ОС
  • как собирать обратную связь: с т.з. платформы и вопроса
  • сценарий перестроить с учётом включения интерактива
  • поиск идей для интерактива при подготовки он-лайн мероприятия
  • как создать активности и вовлекающую среду в программе конференции?

ПОДБОР ИНСТРУМЕНТОВ ПРОВЕДЕНИЯ

  • интересных, разнообразных, доступных, технически управляемых
  • специальных упражнений, которые будут работать в онлайн
  • проработать кейсы
  • подготовить заранее инструктаж по каждому этапу
  • интересные интерактивные методы - подбор и воплощение
  • сложно рассчитать количество участников, которые реально будут. Быть готовым и к камерным и к массовым форматам.

СПИКЕРЫ

  • подбор спикеров
  • сложно получить сильного спикера
  • помощь в подготовке спикерам, чтобы они контент и подачу адаптировали к онлайн-формату, выбор интересного интерактивного формата
  • разный уровень подготовки спикеров к выступлению (если спикер не разу это не делал – сложно)
  • слабая техническая подготовка – надо обучить спикеров работе с площадкой
  • ограниченный набор инструментария платформы для проведения мероприятия и
  • желания тренера могут не совпадать
  • моральная готовность "вещать на черный экран" и техническая подготовка спикера
  • дополнительная проработка всех деталей со спикерами, репетиция
  • развитие навыков онлайн-фасилитации для спикеров.

ПОДГОТОВКА

  • время на подготовку ограничено
  • нет времени на дополнительные репетиции
  • нужны инструкции для участников и спикеров "Как вести себя на онлайн-конференции" грамотно, доброжелательно, с юмором

ВЕДУЩИЕ, МОДЕРАТОРЫ, ФАСИЛИТАТОРЫ

  • поиск со-ведущих для групп заранее и их подготовка
  • нужны технические модераторы, ассистенты
  • обучение тренеров, модераторов вести конференцию

ФОРС-МАЖОРЫ

  • просчитать все риски, сценарии; понять, как действовать, если что-то пойдет не так
  • подготовка плана Б на случай форс-мажора
  • до конца не понятно, как все будет идти: много зон неопределенности: в тех. части, в поведении участников.

Кто хочет получить ответы на многие из этих вопросов и проводить свои конференции успешно в онлайн:

Приглашаем на ПРАКТИКУМ «КОРПОРАТИВНАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ ОНЛАЙН» Александра и Людмилы Дудоровой Присоединяйтесь!


Карина Джалалова .
30 Апреля 2020
Поделиться
+7 (495) 500-60-69
+7 (495) 025-01-69
Москва,
ул. Мещанская 7 стр. 1

Наши проекты