Как подготовить и провести конференцию онлайн

По мотивам экспресс- мозгового штурма на платформе STORMZ.me

С КАКИМИ ТРУДНОСТЯМИ СТАЛКИВАЮТСЯ ОРГАНИЗАТОРЫ ОНЛАЙН-КОНФЕРЕНЦИЙ НА ЭТАПЕ ПОДГОТОВКИ?

ПЛАТФОРМА

• Выбор площадки для трансляции
• Техническое владение выбранной платформой
• Возможности работы с группами внутри одной платформы, чтобы не скакать с одного решения на другое
• Выбор сервисной поддержки 24/7
• Запасной вариант трансляции рассчитать на кол-во участников

ПРОБЛЕМЫ ОНЛАЙНА

• пропадает восприятие живого участия
• как ощущения передать в офлайне?
• боязнь людей онлайн
  

ВРЕМЯ ОНЛАЙН КОНФЕРЕНЦИИ

• нужно готовить на более короткий срок (в оффлайн 8 час, а онлайн меньше)
• пересмотр тайминга конференции с учетом он-лайн формата; сложность расчёта времени
• как в меньший объем времени поместить тот же контент, хотя процесс медленнее в онлайн
• сценарий - короткими блоками

ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

• неустойчивый интернет
• выбор достаточного мощного канала интернет связи у ведущих
• как подключить синхронный перевод?
• как включить музыку?
• как выложить записи докладов в удобной форме, с закладками?
• как включить модератора в малые группы заранее?
• как делить на группы?
• как никого не потерять в процессе распределения по комнатам.
• взаимодействия со службами безопасности.

ЗАКАЗЧИК

• точность запроса заказчика и его видение спикеров, контента, формата.

СБОР УЧАСТНИКОВ

• если конференция платная – как собрать участников
• сложно предусмотреть процент пришедших от зарегистрированных участников

УЧАСТНИКИ

• разные техническая оснащенность участников
• трудно собрать потребности аудитории

ИНФОРМАЦИЯ, КОММУНИКАЦИЯ

• информационный обмен: единое информационное поле организаторов и спикеров на этапе организации
• выбор приложения для организации чата участников и их удобной коммуникации
• навигация участников по сервисам и залам
• работа с аудиторией на этапах до-во время-после
• выбор и инструктаж операторов, осуществляющих техподдержку участников

ПРОГРАММА

• формирование программы онлайн-конференции
• формулирование интересной для ЦА темы и подачи, чтобы люди заинтересовались и пришли

КОНТЕНТ

• быстрая смена повестки, устаревание / смена актуальности
• качество презентации и визуализации
• подготовка презентаций и их дизайн в новом формате

ИНТЕРАКТИВ

• как организовать интерактив с участниками
• как удерживать участников и поддерживать динамику
• как видеть ОС
• как собирать обратную связь: с т.з. платформы и вопроса
• сценарий перестроить с учётом включения интерактива
• поиск идей для интерактива при подготовки он-лайн мероприятия
• как создать активности и вовлекающую среду в программе конференции?

ПОДБОР ИНСТРУМЕНТОВ ПРОВЕДЕНИЯ

• интересных, разнообразных, доступных, технически управляемых
• специальных упражнений, которые будут работать в онлайн
• проработать кейсы
• подготовить заранее инструктаж по каждому этапу
• интересные интерактивные методы - подбор и воплощение
• сложно рассчитать количество участников, которые реально будут. Быть готовым и к камерным и к массовым форматам.

СПИКЕРЫ

• подбор спикеров
• сложно получить сильного спикера
• помощь в подготовке спикерам, чтобы они контент и подачу адаптировали к онлайн-формату, выбор интересного интерактивного формата
• разный уровень подготовки спикеров к выступлению (если спикер не разу это не делал – сложно)
• слабая техническая подготовка – надо обучить спикеров работе с площадкой
• ограниченный набор инструментария платформы для проведения мероприятия и
• желания тренера могут не совпадать
• моральная готовность "вещать на черный экран" и техническая подготовка спикера
• дополнительная проработка всех деталей со спикерами, репетиция
• развитие навыков онлайн-фасилитации для спикеров.

ПОДГОТОВКА

• время на подготовку ограничено
• нет времени на дополнительные репетиции
• нужны инструкции для участников и спикеров "Как вести себя на онлайн-конференции" грамотно, доброжелательно, с юмором

ВЕДУЩИЕ, МОДЕРАТОРЫ, ФАСИЛИТАТОРЫ

• поиск со-ведущих для групп заранее и их подготовка
• нужны технические модераторы, ассистенты
• обучение тренеров, модераторов вести конференцию

ФОРС-МАЖОРЫ

• просчитать все риски, сценарии; понять, как действовать, если что-то пойдет не так
• подготовка плана Б на случай форс-мажора
• до конца не понятно, как все будет идти: много зон неопределенности: в тех. части, в поведении участников.

Кто хочет получить ответы на многие из этих вопросов и проводить свои конференции успешно в онлайн:

Приглашаем на ПРАКТИКУМ «КОРПОРАТИВНАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ ОНЛАЙН» Александра и Людмилы Дудоровой Присоединяйтесь!