Карина Джалалова

С приходом пандемии большинство из нас заменило личные рабочие встречи на онлайн-митинги. Новый формат потребовал от компаний и их сотрудников освоения онлайн инструментов, таких как Zoom, Miro и другие.

Но получения технических навыков ведения онлайн встреч часто бывает недостаточно, чтобы обеспечить продуктивность митинга и вовлеченность участников.

Именно поэтому сейчас так много поступает запросов от корпораций на проведение стратегических сессий и ретроспектив по итогам года, а также на подготовку внутренних специалистов для фасилитации встреч в онлайне.

В связи с этим несколько рекомендаций и соображений, которые помогут при организации онлайн встреч и совещаний вашей команды:

1. План встречи. Ознакомьте участников с целями и планом митинга до начала встречи. Разошлите план участникам или покажите план в самом начале онлайн встречи.
2. Проведите перекличку. На обычной встрече участники видят друг друга. Потратьте несколько минут на перекличку участников: пусть каждый назовет себя или напишет приветствие на общей доске. Такой ход поможет сделать встречу намного продуктивнее.
3. Фасилитируйте процесс обсуждения. Онлайн митинги требуют более сильных навыков фасилитации, чем оффлайн встречи. Ведущей должен взять на себя активную роль, чтобы обеспечить развитие обсуждения, приглашая участников высказывать свое мнение и давать комментарии. Только так он сможет направить общение группы и реализовать план встречи, вовлекая всех присутствующих.
4. Создайте среду, в которой каждый участник захочет внести свой вклада в обсуждение. При обсуждении обычно высказываются не все. Статусные участники часто говорят больше, чем менее статусные — даже если у менее статусных участников есть интересные идеи и предложения. Не забывайте об этом и направляйте дискуссию, используя различные техники фасилитации и работу в малых группах. Так удастся собрать больше продуктивных идей от всех участников.
5. Оставляйте пространство для возражений и "инакомыслия". Когда люди обсуждают вопросы вместе, они часто подвержены групповому мышлению. В онлайн пространстве этот эффект выражен еще сильнее, так как трудно найти удачный момент, чтобы представить свои возражения. Поэтому фасилитатор должен сознательно направлять дискуссию и давать слово участникам с точкой зрения, отличной от мнения группы.
6. Четкое представление о следующем шаге и тайминг. Фасилитатор должен держать все время контроль за таймингом и напоминать участникам о переходе на следующий этап обсуждения. Иначе первые этапы могут растянуться, а последние пройдут скомкано и непродуктивно.
7. Смешанные митинги в режиме оффлайн + онлайн. Будьте особенно внимательны, когда на встрече часть группы участвует очно, а часть — в режиме онлайн. Обычно онлайн участники имеют меньше шансов высказаться, если не фасилитировать обсуждение и не обращаться к ним персонально с просьбой высказаться по обсуждаемому вопросу.