Продолжаем тему гибридных сессий…

Сегодня поговорим о том, что делать во время гибридной сессии, чтобы участники были включены в обсуждение и работали единой командой.

Техника должна быть на высоте
Один из ключей к успеху – техническое оснащение. Оно должно позволить вам как фасилитатору, организовать одинаковый процесс для всех участников. Разместите камеру так, чтобы вас могла видеть аудитория в зале и сотрудники в онлайне. Используйте при необходимости нескольких экранов, чтобы все участники смогли видеть не только вас, но и ваш экран.

Вовлеченность через личное присутствие
Как фасилитатор напоминайте всем участникам о необходимости включать камеру во время сессии. Ничто не расхолаживает других участников так, как заставки профилей участников, вместо живых лиц коллег. Помните, включенные камеры одна из гарантий успешного проведения сессии.

Check in

Организуйте процесса «check in» так, чтобы все могли включиться и высказаться. При работе с небольшой группой участники могут говорить по кругу. Если участников много, их можно разбить на малые группы.

Совместная работы на старте
Обратитесь к онлайн коллегам в самом начале встречи, так они сразу почувствуют себя включенными в совместную работу. Предложите форму работы, в которую онлайн участники будут вовлечены. Например, вы можете поприветствовать участников из других городов и попросить всех написать свои ожидания от встречи в общий чат. Старайтесь перемешать участников, чтобы в малых группах находились как офлайн, так и виртуальные участники.

Используйте упражнения «ледоколы»
Можно запустить барометр настроения или создать вместе облако слов для проверки текущей мотивации ваших коллег. Например, с помощью вопроса: «Как одним словом вы можете описать прошедший месяц».

Избегайте сторонних разговоров
Старайтесь избежать одновременных перекрестных разговоров, в том числе случайных бесед не по теме встречи. Они могут сбить с толку виртуальных участников. Это также касается спонтанных шуток и юмора. Если такая ситуация произошла, прокомментируйте ее онлайн участникам.

Зрительный контакт
Когда кто-то высказывается, убедитесь, что спикер поддерживает зрительный контакт с участниками в онлайне, а не только с коллегами рядом. Старайтесь сами чаще смотреть в камеру, а не только на коллег вокруг вас.
 

Разрабатывая дизайн гибридной сессии, сделайте главным принципом «работающие удаленно – первые». Это значит, что, задавая вопрос и спрашивая мнение участников, вы будете в первую очередь обращаться к онлайн коллегам и потом к тем, что рядом с вами. Пусть онлайн коллеги выскажут свое мнение первыми, это даст им почувствовать свою значимость и включенность в обсуждение.

Для гибридных сессий тишина открывает возможности для коллег, работающих удаленно. Если кто-то из оффлайн участников все время включается в дискуссию, онлайн участники не имеют шанса присоединиться к обсуждению. Как фасилитатор вы должны предусматривать время, чтобы онлайн участники могли высказаться.

После каждого информационного блока, делайте небольшую паузы, чтобы дать возможность каждому, особенно тем, кто в онлайне, при необходимости вставить слово.

Можно даже предусмотреть специальные паузы в своем сценарии. Например, вы можете дать участникам пару минут на обдумывание предложений до начала обсуждения. Это даст возможность членам команды не только подготовиться, но и задать вопросы.

Не забывайте отслеживать момент, когда кто-то из участников включает свой микрофон. Это знак, что, возможно, он хочет высказаться или задать вопрос. Если вы пользуетесь приложением Zoom, то можете увидеть значок «Поднятая рука». Но иногда знаки бывают не такими явными. Некоторые участники могу вздыхать в нерешительности с включенным микрофоном. Обратитесь к данному участнику, возможно, у него есть вопрос.

Не каждый может прервать спикера, чтобы задать свой вопрос, особенно это касается онлайн участников. Дайте им возможность высказаться в чате или в специальном приложении. В том числе предусмотрите при необходимости возможность задать вопрос анонимно.

Формы взаимодействия должны быть разными

Предпочтительно объединять участников различными способами. Вы можете создать группу только из очных или только из виртуальных участников. Но вы также должны «миксовать» очных и виртуальных участников. Такой подход – залог успешной гибридной сессии.

Во время мозговых штурмов, в отличие от работы с карточками или флипчартом, вы привлечете всех участников оффлайн и онлайн к работе на виртуальной доске – Miro или Mural.

Вместо того, чтобы просить коллег высказать свои мнение вслух, используйте опросы, как более демократичную форму принятия решений. У вас не только появится возможность получить мнение каждого участника, но и поможете сделать работы участников действительно совместной и прозрачной. Каждый будет реально иметь право голоса.

Желательно, чтобы вся визуализация хода обсуждения дублировалась в онлайне, так чтобы все могли следить за происходящим в зале.

Как при любой встрече, при гибридной сессии, важно получить обратную связи от участников. На это нужно обязательно предусмотреть время в конце сессии. Это не только воодушевит участников. Но и даст им возможность поделиться своими эмоциями и инсайтами. Для вас это также будет полезно – вы сможете в будущем обеспечить высокий уровень взаимодействия и одновременно гибкость при организации гибридных сессий.