Секреты успешных онлайн-встреч
С приходом пандемии большинство из нас заменило личные рабочие встречи на онлайн-митинги. Новый формат потребовал от компаний и их сотрудников освоения онлайн инструментов, таких как Zoom, Miro и другие.
Но получения технических навыков ведения онлайн встреч часто бывает недостаточно, чтобы обеспечить продуктивность митинга и вовлеченность участников.
Именно поэтому сейчас так много поступает запросов от корпораций на проведение стратегических сессий и ретроспектив по итогам года, а также на подготовку внутренних специалистов для фасилитации встреч в онлайне.
В связи с этим несколько рекомендаций и соображений, которые помогут при организации онлайн встреч и совещаний вашей команды:
- План встречи. Ознакомьте участников с целями и планом митинга до начала встречи. Разошлите план участникам или покажите план в самом начале онлайн встречи.
- Проведите перекличку. На обычной встрече участники видят друг друга. Потратьте несколько минут на перекличку участников: пусть каждый назовет себя или напишет приветствие на общей доске. Такой ход поможет сделать встречу намного продуктивнее.
- Фасилитируйте процесс обсуждения. Онлайн митинги требуют более сильных навыков фасилитации, чем оффлайн встречи. Ведущей должен взять на себя активную роль, чтобы обеспечить развитие обсуждения, приглашая участников высказывать свое мнение и давать комментарии. Только так он сможет направить общение группы и реализовать план встречи, вовлекая всех присутствующих.
- Создайте среду, в которой каждый участник захочет внести свой вклада в обсуждение. При обсуждении обычно высказываются не все. Статусные участники часто говорят больше, чем менее статусные — даже если у менее статусных участников есть интересные идеи и предложения. Не забывайте об этом и направляйте дискуссию, используя различные техники фасилитации и работу в малых группах. Так удастся собрать больше продуктивных идей от всех участников.
- Оставляйте пространство для возражений и "инакомыслия". Когда люди обсуждают вопросы вместе, они часто подвержены групповому мышлению. В онлайн пространстве этот эффект выражен еще сильнее, так как трудно найти удачный момент, чтобы представить свои возражения. Поэтому фасилитатор должен сознательно направлять дискуссию и давать слово участникам с точкой зрения, отличной от мнения группы.
- Четкое представление о следующем шаге и тайминг. Фасилитатор должен держать все время контроль за таймингом и напоминать участникам о переходе на следующий этап обсуждения. Иначе первые этапы могут растянуться, а последние пройдут скомкано и непродуктивно.
- Смешанные митинги в режиме оффлайн + онлайн. Будьте особенно внимательны, когда на встрече часть группы участвует очно, а часть — в режиме онлайн. Обычно онлайн участники имеют меньше шансов высказаться, если не фасилитировать обсуждение и не обращаться к ним персонально с просьбой высказаться по обсуждаемому вопросу.
Совершенствуйте свои навыки фасилитатора
Подробнее